Consejos para conseguir optimizar el Teletrabajo
Acabamos de realizar un mailing a nuestros clientes para informar sobre los protocolos de implementación en las empresas que necesitan acciones urgentes para el teletrabajo.
Aquí puedes leer el Mailing a nuestros clientes
Pero hemos de confesar que ya llevamos muchos años trabajando en esta implementación, por esto en algunos casos resulta mucho más simple. Nos referimos a estas empresas que han ido implementando poco a poco el teletrabajo en sus equipos. Con opciones para trabajar desde casa los Viernes o en causas de necesidad. Estas empresas, que ya tienen el sistema integrado con sus empleados, en casos de emergencia simplemente tienen que tomar la decisión de cambiar a la opción de teletrabajo y ya cada uno de los empleados y equipos de trabajo saben perfectamente como deben operar.
Tanto para fichar con el control horario online, la conexión remota, la organización de tareas, el flujo de información por emails o diferentes aplicaciones y la manera de operar con ficheros y archivos.
¿Necesitas implementar la opción de teletrabajo?
Trabajar en remoto ya es una realidad a día de hoy. Con ayuda de una correcta implementación informática, las posibilidades que nos ofrece el teletrabajo son muchas. Pero debemos tener en cuenta algunos detalles técnicos que pueden ser una gran barrera para trabajar fuera de nuestro puesto de trabajo.
En este periódo de cuarentena seguimos dando soporte técnico a todas aquellas empresas que nos contactan para implementar el teletrabajo en su organización. No es lo mismo realizar este cambio para una empresa con 10 empleados que hacerlo, en algunos casos, para una empresa con 400 empleados.
Consejos para realizar el trabajo de forma remota
A nivel técnico necesitarás un ordenador portatil o de sobremesa con potencia suficiente para poder instalar los programas que se requieren. Y por otro lado una conexión de internet potente para poder realizar las tareas remotas de forma fluida. En ocasiones puedes sufrir desconexiones por tener en uso un Wifi de poca potencia que además comparte conexión con más de 5 o 6 dispositivos (Televisión, Chromecast, Móviles, otros portátiles...) por lo que siempre es preferible utilizar un cable RJ45 para trabajar de forma remota.
También debemos tener en cuenta las aplicaciones para poder gestionar el teletrabajo y la creación de una rutina que consiga el nivel de concentración que necesitamos. Aunque tratando de evitar el famoso problema de burnout.
El problema de Burnout
Hay personas que tienen una enorme facilidad de concentración durante el día. Este es un cambio que vas a notar cuando se comienza a trabajar en remoto, la falta de interrupciones durante el día. Este tipo de personas se ponen a trabajar desde por la mañana y consiguen un nivel de concentración del 100% durante todo el tiempo que están trabajando.
Esto en un primer momento puede parecer un punto a su favor por aumentar la productividad, pero la realidad es diferente porque llevan en cola otros inconvenientes enormes como puede ser olvidarse de comer, ser sedentario quedandose sentado todo el día y trabajar hasta altas horas de la noche. Lo que finalmente consigue un nivel alto de agotamiento creativo o burnout.
Para combatir este problema lo ideal es crear rutinas. Y utilizar aplicaciones que ayuden a la administración de tareas y el tiempo.
Herramientas de mindfulness para evitar el síndrome del burnout para trabajar en remoto
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Cuando una empresa dispone de un servicio de soporte informático puede recurrir al alquiler de estos equipos para casos de emergencia. Equipos preconfigurados para cada uno de los empleados con los diferentes programas ya instalados e incluso su conexión directa a los archivos que neceista desde el servidor central. También tienen la opción de entregar a cada empleado un ordenador para estos casos de opción de teletrabajo. O que incluso el ordenador se pueda llevar desde la oficina a casa y configurar una conexión para poder seguir trabajando de forma remota.
Conexión wifi de calidad y segura
Para que todos los empleados puedan trabajar de forma remota y conectarse a los servidores de la empresa o a su ordenador de forma remota se requiere disponer de una infraestructura informática muy potente y segura. Lo ideal sería tener en casa un router con buena potencia, un servicio de internet que ofrezca buena conectividad y utilizar cable en vez de wifi para aumentar la potencia. Además de crear una conexión VPN para poder trabajar de forma remota.
VPN son las siglas de Virtual Private Network, o red privada virtual que, a diferencia de otras palabras informáticas más crípticas como DNS o HTTP, sí nos dan pistas bastante precisas sobre en qué consisten. La palabra clave aquí es virtual, pues es esta propiedad la que genera la necesidad de la VPN en sí.
Cuando te conectas a una conexión VPN, esto cambia. Todo tu tráfico de red sigue yendo desde tu dispositivo a tu proveedor de Internet, pero de ahí se dirige directo al servidor VPN, desde donde partirá al destino. Idealmente la conexión está cifrada, de modo que tu proveedor de Internet realmente no sabe a qué estás accediendo. A efectos prácticos, tu dirección IP es la del servidor VPN: en muchos aspectos es como si estuvieras físicamente ahí, conectándote a Internet.
El uso más obvio de una conexión VPN es la interconectividad en redes que no están físicamente conectadas, como es el caso de trabajadores que están en ese momento fuera de la oficina o empresas con sucursales en varias ciudades que necesitan acceder a una única red privada.
Desde el punto de vista de la seguridad, permitir el acceso indiscriminado a la red propia de una empresa desde Internet es poco menos que una locura. Aunque el acceso esté protegido con una contraseña, podría ser capturada en un punto de acceso WiFi público o avistada por un observador malintencionado.
Por el contrario, el riesgo disminuye si el trabajador y la empresa se conectan mediante una conexión VPN. El acceso está protegido, la conexión está previsiblemente cifrada y el trabajador tiene el mismo acceso que si estuviera presencialmente ahí.
Herramientas para implementar el teletrabajo
Actualmente contamos con herramientas muy buenas que ya hemos comentado en este blog, como pueden ser Slack, Zoom… que nos permiten trabajar en remoto y estar conectados con nuestro equipo de trabajo.
Estas herramientas digitales se han convertido en imprescindibles en nuestra vida, tanto a nivel personal como profesional.
Apps para clasificar correos electrónicos
Edison Mail, una aplicación gratuita que categoriza también los mensajes para que el usuario/a se centre en lo realmente importante. Algo que resalta de la aplicación es su minimalista y cuidado diseño. Edison permite organizar cualquier servicio de correo electrónico que se tenga configurado, desde Google y Gmail a Outlook o Hotmail pasando por iCloud, Yahoo!, u Office 365. Además de ello, permite la posibilidad de darse de baja de boletines de correo con pulsar simplemente un enlace; o bloquear direcciones concretas. También posibilita deshacer el envío de un mensaje, una acción muy útil para enmendar un error.
Otra opción interesante es Spark, una app que ya llevaba años funcionando para iOS y desde el año pasado también puede usarse en Android. Spark filtra y resalta los mensajes importantes, y permite anclar correos importantes a la zona superior. Otra de sus peculiaridades es que posibilita redactar correos entre varias personas de forma colaborativa.
Apps para gestionar los horarios
Calendly es una aplicación muy popular que funciona de la siguiente manera: permite que alguien pueda reservar una reunión contigo cuando compruebe los huecos libres que aparecen en tu calendario. Para ello, se debe configurar previamente las preferencias de disponibilidad de cada persona. Se puede integrar con Google, Outlook, Office 365 o iCloud. Cuando se elige una hora, el evento se añade de forma automática al calendario.
Otra app interesante para controlar horarios es Sesame Time. Una herramienta que permite a los empleados/as de una organización realizar su propia gestión del tiempo y organizar tareas. Así, se pueden plantear horarios flexibles bajo una supervisión, y también analizar la productividad por departamento o de toda la empresa gracias a las estadísticas que genera.
Por último, TickTick incluye un temporizador que te ayuda a concentrarte en tus tareas. Todo ello sin olvidar otro tipo de aplicaciones a las que se les puede solicitar que te recuerden algo, como Siri, Cortana, Alexa o el asistente de Google.